「あの人が休むと業務が止まる」という不安を抱えながら、マニュアル作成が何度も頓挫していませんか。属人化の解消は、マニュアルを書かせるのではなく、業務そのものを仕組みに載せることで実現できます。実際に株式会社LAYUPでは、AIエージェントによる16本の定期自動化を実運用し、次のステップで自社の属人化を解消してきました。
・業務の棚卸しで「その人しかできない業務」を洗い出す
・止まると影響が大きい業務から優先順位を付ける
・手順の文書化ではなくAIに任せる形へ置き換える
・小さく試して担当者不在でも回るか検証する
・決まった時刻に自動で動く仕組みにして定着させる
この記事では、自社で実践した事例3つと5つのステップ、属人化の原因・リスク、ツールの選び方を解説します。
目次
【事例3選】AIエージェントで属人化を解消した自社の実例
「属人化 解消」を調べると一般論の解説は多い一方で、実際にどう解消したのかという具体例はなかなか見つかりません。そこで本記事では、当社（株式会社LAYUP）が自社で実運用しているAIエージェント（決められた業務を自動で実行するAIの仕組み）による定期自動化16本の中から、属人化の解消に直結した3つの実例を先にご紹介します。
◆3つの事例の導入前後比較（属人化していた状態→自動化後の人の作業）
| 事例 | 導入前（属人化していた状態） | 導入後（人に残る作業） |
|---|---|---|
| ①議事録作成 | 書ける人しか作れず、不在時は提出が遅れ品質もばらつく | 会議の録音を所定の場所に置くだけ |
| ②請求書処理 | 処理手順が経理担当者の頭の中にしかない | AIの処理結果を確認するだけ |
| ③補助金情報の収集 | 制度に詳しい人の目利きに依存し引き継げない | 通知された案件を判断するだけ |
3例に共通する成果は、人がやると数時間かかっていた業務がほぼゼロ工数になり、担当者が休んでも業務が止まらなくなった点です。机上の一般論ではなく、当社が毎日動かしている一次情報です。
筆者が作成
「うちの規模でもできるのか」を判断しやすいよう、導入前にどう属人化していたか、導入後に人の作業がどう変わったかまで含めて、16本の構築と運用に携わってきた筆者が解説します。
事例①議事録作成の自動化｜録音を入れるだけで議事録が揃う
以前の当社では、議事録は「書ける人が書く」業務でした。会議の要点を整理して読みやすい文書に仕上げる作業には慣れが必要で、担当者が不在だと提出が遅れたり、書き手によって品質がばらついたりしていました。
現在は、会議の録音と文字起こしを所定の共有場所に投入するだけで、AIエージェントが毎日決まった時刻（7時・12時・17時）に議事録のWordファイルを自動生成し、共有フォルダへ格納します。人の作業は「録音を置く」だけになり、担当者が休んでも議事録の品質と提出タイミングが揃うようになりました。
自社の実運用画面（筆者撮影・企業名等は加工）
1件あたり数時間かかっていた作成工数はほぼゼロになり、「あの人が書かないと議事録が出ない」という状態は解消されました。
事例②請求書処理の自動化｜担当者だけの手順への依存を解消
経理の請求書処理は、属人化が起きやすい典型的な業務です。当社でも、受け取った請求書のどこを見て、どの数字をどこへ登録するかという手順が、経理担当者の頭の中にしかありませんでした。
現在は、受け取った請求書PDFの読み取りから、金額の検算、経営ダッシュボードへの登録までをAIエージェントが代行しています。担当者の頭の中にあった手順そのものをAIの処理の流れとして固定したため、「担当者しか分からない処理手順」への依存がなくなりました。
自社の実運用画面（筆者撮影・取引先名等は加工）
お金の数字を扱う業務のため検算の工程を必ず挟み、人は結果の確認だけを行います。経理・労務のように専門性が偏りやすい業務ほど、この方式の効果は大きくなります。
事例③補助金情報の収集の自動化｜目利きを仕組みに置き換え
自社やお客様に関係する補助金を見つける業務は、「制度に詳しい人の目利き」に依存しがちです。公募情報は毎日更新されるうえ、対象の業種・地域・規模の読み解きが必要なため、詳しい担当者以外には引き継ぎにくい業務でした。
当社では、毎朝の補助金情報の収集、顧客情報との照合、関係するものだけの通知までを完全に自動化しています。「詳しい人にしかできない選別」の判断基準を言葉にして仕組みへ組み込んだため、担当者が1日も画面を見なくても同じ精度で毎日回ります。
自社の実運用画面（筆者撮影・対象企業名は加工）
人が毎朝時間をかけても見落としが出ていた作業が今は無人で実行され、担当者は通知された案件の判断だけに集中できるようになりました。
3つの事例に共通する「業務を仕組みに載せる」考え方
3つの事例に共通するのは、手順書を人に書かせるのではなく、業務そのものをAIエージェントに載せてしまう考え方です。マニュアルは「人が読んで実行する」前提のため、書く負担と更新し続ける負担が現場に残り続けます。
一方、業務を仕組みに載せると、手順は「実行される形」でそのまま保存されます。「マニュアルを書いて共有する」工程を丸ごと省略できるため、現場が忙しくてマニュアル作成が頓挫してきた会社ほど効果が大きい方法です。
筆者が作成
- 人は「入口にデータを入れる」「結果を確認する」だけを担います
- 手順の変更は仕組み側を1か所直せば全員に反映されます
- 担当者の休職・退職があっても業務は止まりません
次章で、同じ考え方を自社に適用するための具体的な手順を解説します。
現場の負担を増やさず属人化を解消する5つのステップ
属人化の解消でつまずく最大の原因は、いきなり「全業務のマニュアル化」を目指す進め方にあります。現場は日常業務で手一杯のため、負担を上乗せする方法は続きません。
ここでは、当社が自社の自動化16本で実際に踏んだ手順を、「洗い出す→優先順位を付ける→AIに任せる→小さく試す→定期実行で定着させる」の5つのステップとして整理します。特別なITスキルは前提にしません。
筆者が作成
現場の作業時間をほとんど使わずに進められる順序のため、マニュアル作成に何度も挫折した会社でも取り組めます。自動化を1本ずつ積み上げてきた筆者の経験から、つまずきやすい箇所も添えて解説します。
ステップ①業務の棚卸しで「その人しかできない業務」を洗い出す
最初に行うのは業務の棚卸しです。「誰が・何を・どのくらいの頻度でやっているか」を一覧にし、その中から「その人しかできない業務」「その人しか状況を知らない業務」に印を付けます。
この段階で手順の中身を書く必要はなく、業務名と担当者名を並べるだけで十分です。完璧な一覧を目指すと止まってしまうため、総務部門が把握している範囲でまず作り、抜けは後から足していきます。
具体的には「請求書の処理は経理のAさんだけ」「あの取引先の受発注はBさんだけ」のように、担当者の名前が1人しか挙がらない業務を探す作業だと考えてください。部署ごとに「担当者が1週間休んだら止まる業務は何か」と聞き取ると、要点が浮かび上がります。
ステップ②止まったときの影響が大きい業務から優先順位を付ける
洗い出した業務のすべてを一度に解消する必要はありません。「その担当者が明日から1か月休んだら何が止まるか」を基準に、影響の大きい業務から優先順位を付けます。
判断の軸は「止まったときの損失の大きさ」と「発生頻度」の2つです。毎日発生する経理処理や受発注は、年に1回しか発生しない業務より優先度が高くなります。
- お金の流れが止まる業務（請求・支払・受発注）には最優先で着手してください
- 対外的な信用に関わる業務（納期回答・顧客対応）がその次に続きます
- 社内向けで代替が利く業務は後回しで構いません
まず対象を1〜3個に絞るのが、取り組みを頓挫させないための要点です。
ステップ③手順の文書化ではなくAIに任せる形へ置き換える
従来の属人化対策では、ここで「担当者に手順書を書いてもらう」工程が入り、多くの会社が頓挫します。忙しい本人にとって、マニュアル作成は今日やらなくても困らない仕事だからです。
当社がおすすめするのは、手順を人が文書に書き起こす方法ではなく、担当者の作業をAIエージェントに直接任せる形へ置き換えるやり方です。担当者には「普段どう判断しているか」を口頭で聞き取るだけで済み、文書を書く負担が発生しません。
当社の請求書処理の例でも、経理担当への聞き取りをもとに読み取り・検算・登録の流れをAIに設定し、手順書を1枚も書かずに担当者への依存を解消しました。聞き取りに応じるだけなら、繁忙期のある現場でも協力を得やすくなります。
ステップ④小さく試して担当者不在でも回るかを検証する
仕組みを作ったら、いきなり全面移行せず、対象を絞って小さく試します。検証の観点はただ1つ、「担当者が関与しなくても業務が最後まで正しく完了するか」です。
最初の2〜4週間はAIの処理結果を担当者が確認する並走期間を設け、判断のずれを仕組み側に反映していきます。この段階で誤りが見つかっても、直す対象はマニュアルではなくAIへの指示のため、修正が短時間で済むのも利点です。
並走期間があると、担当者本人も「自分の仕事が奪われる」のではなく「実行役から確認役に変わる」と実感でき、現場の協力を得やすくなります。「作って終わり」ではなく「回るまで直す」前提で始めてください。
ステップ⑤決まった時刻に動く定期実行にして定着させる
最後に、人が起動しなくても決まった時刻に自動で動く「定期実行」の形にします。人がボタンを押す運用のままだと、押す人が休んだ時点で止まり、属人化が形を変えて残るためです。
当社の16本の自動化はすべて定期実行になっており、毎日の議事録作成も毎朝の補助金収集も、誰も指示しなくても動き続けています。「人が覚えていなくても必ず動く」状態まで持っていって、初めて属人化の解消は定着します。
あわせて、処理が失敗したときに通知が届く仕組みを必ず付けてください。無人で動く業務は失敗に気づきにくく、「動いていなかったと数日後に判明する」事態を防ぐ設計までが定着の条件です。
属人化とは？解消が進まない原因と放置するリスク
ここからは前提の整理として、属人化という言葉の意味と、多くの会社で解消が進まない構造を解説します。すでに自社の状況を把握できている方は、この章を飛ばしてツールの章へ進んでも構いません。
社長など決裁者へ対策を提案する際は、「現状のリスク」と「解消したときのメリット」をセットで示すと意思決定が早まります。この章の内容は、そのまま社内説明の材料としてお使いください。
人員に余裕のない中小企業では属人化は大企業より起きやすく、放置すると休職・退職をきっかけに業務が止まるリスクへ直結します。定義・原因・リスク・メリットの順に整理します。
属人化とは特定の担当者しか手順・状況を把握していない状態
属人化とは、特定の担当者しかその業務の手順・進捗・判断基準を把握しておらず、「その人がいないと進まない」「その人しか正誤を判断できない」状態を指します。業務が回っている間は問題が表面化しないため、気づいたときには深刻化しているのが特徴です。
「あの人が休むとこの業務が止まる」と具体的な名前が思い浮かぶなら、その業務はすでに属人化しています。
反対の状態が「標準化」で、誰が担当しても同じ手順・同じ品質で業務が回る状態を指します。属人化の解消とは、業務を個人の記憶から会社の仕組みへ移し替える取り組みです。従業員30名前後の中小企業では、経理・労務・受発注などの管理部門業務が1人のベテランに集中しやすい傾向があります。
属人化の原因は「多忙」「マニュアル不在」「専門性の偏り」
属人化は担当者の抱え込みが原因だと思われがちですが、実際には構造的な要因で自然に発生します。筆者がご相談を受ける中小企業でも、原因はほぼ次の3つに集約されます。
- 多忙：日常業務に追われ、ノウハウを共有する時間が取れていません
- マニュアル不在：手順書を作る時間も、更新し続ける体制もありません
- 専門性の偏り：経理・労務など専門知識が要る業務が特定の人に集中しています
3つの原因はいずれも「現場の時間が足りない」点に行き着くため、現場の負担を増やす解消策は構造的に成立しません。マニュアル作成の指示が何度も頓挫するのは、担当者の怠慢ではなく方法の問題です。
属人化を放置するリスクは業務停止・品質のばらつき・離職の連鎖
属人化を放置した場合のリスクは、大きく次の3つです。
- 業務停止：担当者の休職・退職と同時に、経理や受発注が止まります
- 品質のばらつき：引き継ぎが不完全なまま別の人が対応し、ミスや遅延が発生しがちです
- 離職の連鎖：業務が集中する担当者ほど休みにくくなり、疲弊してさらに離職につながります
特に従業員30名前後の会社では1人が複数業務を兼務しているため、1人の離脱が複数業務の同時停止につながります。経理・受発注が止まると、支払いの遅延や納期遅れとして即座に社外へ影響が及ぶ点も深刻です。
人の入れ替わりは、今後も続く前提で考えなければなりません。厚生労働省が毎年公表している雇用動向調査（令和6年結果・2025年公表）でも労働者の入職・離職の状況が示されており、「ベテランがずっといてくれる」前提の業務設計は成り立たなくなっています。
属人化を解消するメリットは事業継続と負担の平準化
属人化の解消は守りの施策に見えますが、経営面のメリットは明確です。社長に投資判断を仰ぐ際は、次の3点を説明材料にしてください。
- 事業継続：担当者の急な休職・退職があっても業務が止まりません
- 負担の平準化：特定の人への業務集中がなくなり、誰もが休暇を取れる職場になります
- 採用・育成コストの削減：後任探しと引き継ぎ教育にかかる時間と費用を圧縮できます
「ベテラン1人の退職で数か月の混乱が起きる損失」と「仕組みづくりの費用」を比べると、損失が小さいうちに手を打つのが合理的な経営判断です。中小企業庁の中小企業白書（2025年版・2025年4月公表）でも、中小企業の人手不足への対応と業務効率化は主要な経営課題として繰り返し取り上げられています。
属人化 解消に役立つツール3種類と選び方
属人化の解消に使えるツールは、目的別に大きく3種類に分かれます。自社の状況に合わないツールを選ぶと「導入したのに使われない」という二重の無駄が生じるため、まず全体像を押さえてください。
◆属人化 解消に役立つツール3種類の比較
| 種類 | 解消できるもの | 現場の負担 | 向いている会社 |
|---|---|---|---|
| マニュアル作成ツール | 手順の記録 | 書く・更新する負担が残る | 作成時間を確保できる会社 |
| ナレッジ共有ツール | 情報の分散 | 投稿・整理の負担が残る | 情報共有の文化を作れる会社 |
| AIエージェント | 業務の実行そのもの | ほぼ増えない | マニュアル作成に挫折した会社 |
3種類の最大の違いは、上の2つが「人が実行する前提」のツールであるのに対し、AIエージェントは「実行そのものを任せる」ツールだという点です。3種類とも業務で使ってきた筆者の視点から、それぞれの特徴と注意点を順に見ていきます。
ツール①マニュアル作成ツール｜手順書づくりの負担を軽減
マニュアル作成ツールは、画面操作の自動記録やテンプレートを使って、手順書づくりの負担を減らすツールです。文章だけの手順書に比べ、画像や動画で直感的に伝えられるため、作成時間を短縮できます。
手順が固定的で変更が少ない業務や、新人教育用の資料づくりには有効な選択肢です。人の判断や対面の技能が中心の業務にも向いています。
ただし、「書くのは人」という構造は変わりません。作成時間の確保と、業務が変わるたびの更新は現場の仕事として残ります。マニュアル作成の指示が頓挫してきた会社では、ツールを入れても同じ壁に当たる場合が多い点に注意してください。
ツール②ナレッジ共有ツール｜散らばる情報をためて探せる
ナレッジ共有ツールは、社内の情報・ノウハウ・過去の対応履歴を1か所にためて、検索して探せるようにするツールです。「あの件はどうなっていたか」を本人に聞かなくても調べられるため、問い合わせ対応の属人化に効果があります。
業務の手順そのものより、過去の経緯・顧客ごとの事情・トラブル対応の記録といった「散らばる情報」をためたい会社に向いた選択肢です。
一方で、社員が日常的に情報を書き込む文化が根づかないと中身が空のまま形骸化しやすく、結局「詳しい人に聞く」状態へ戻ります。導入するなら、誰が・いつ・何を書くかという運用ルールを業務の流れに組み込む設計まで含めて検討してください。
ツール③AIエージェント｜業務そのものを自動で実行させる
AIエージェントは、手順を「残す」のではなく、業務の実行そのものをAIに任せる仕組みです。資料の読み取り・転記・照合・文書作成・情報収集など、管理部門の定型業務の多くを任せられます。
当社が実運用している議事録作成・請求書処理・補助金収集の3例のように、「担当者不在でも業務が完了する」状態を直接つくれる点が、他の2種類との決定的な違いです。
導入には業務の整理と初期構築が必要なため、外部の支援や研修と組み合わせて小さく始めるのが現実的です。実行した結果はファイルや通知として残るため、ITに詳しくない方でも「正しく動いたかの確認」だけで運用できます。
マニュアル作成に挫折した会社にはAIエージェントがおすすめ
3種類のうちどれを選ぶべきかは、これまでの経緯から判断できます。マニュアル作成にまだ本格的に取り組んでいないなら、まず作成ツールで試すのも一つの手です。
「マニュアルを作れ」と指示しても現場の多忙で何度も頓挫してきた会社には、書く工程自体が発生しないAIエージェントによる自動化をおすすめします。挫折の原因が「書く時間がない」点にある以上、現場の時間を使う前提のツールを選び直しても同じ結果になるためです。
一方、判断が複雑で自動化しにくい業務や、人の対応品質そのものが価値になる業務は、ナレッジ共有ツールとの併用が向いています。費用面が不安な場合は、後述のよくある質問で解説する助成金・補助金の活用をご確認ください。
属人化の解消なら、株式会社LAYUP
株式会社LAYUPは、岡山・広島を拠点に、BtoB企業のデジタルマーケティング支援とAI活用支援を行う会社です。「ITを通じて企業のできないをできるに」をミッションに、SEO・LLMO（AI検索で自社の情報が引用されやすくする施策）の内製化研修と、AIエージェント構築研修を提供しています。
当社の強みは、本記事の3事例を含む16本のAIエージェント自動化を自社で毎日実運用しており、その実物をお見せしながら構築方法を研修でお伝えできる点です。研修は、自らその16本を構築してきた筆者（代表取締役・光田直史）が担当します。導入して終わりの代行ではなく、貴社の社員がご自身で仕組みを作り、育てられる状態がゴールです。
- AIエージェント構築研修は、人材開発支援助成金の活用支援込みでご提供します
- 「中小企業デジタル化・AI導入支援事業費補助金」のIT導入支援事業者に採択されています（2026年4月）
- SEO戦略で訪問者数800%（協同プレス様）、SEOとEFO（入力フォーム改善）でCVR150%向上（コトブキ印刷様）の実績があります
「あの人が休むと業務が止まる」状態を、現場に負担をかけずに解消しませんか。属人化の解消・AIエージェント構築のご相談は、株式会社LAYUPのサイトからお気軽にお寄せください。貴社の業務に合わせた進め方をご提案します。
属人化 解消でよくある3つの質問
最後に、属人化 解消のご相談で総務・管理部門の方からよくいただく3つの質問に、筆者が研修やご相談の場で実際にお答えしている内容をもとに回答します。いずれも社内で導入をためらう理由になりやすく、社長へ説明する際の判断材料としてもお使いいただけます。
結論を先にお伝えすると、ITに詳しい社員がいなくても導入でき、助成金・補助金を使える場合があり、現場に文書作成の負担はかかりません。
マニュアル作成に挫折した経験のある会社ほど当てはまる内容のため、自社の状況に当てはめながらお読みください。
質問①ITに詳しい社員がいなくても導入できますか？
導入できます。AIエージェントの構築というと専門技術が必要に聞こえますが、中心となる作業は「業務の手順と判断基準を言葉にする」作業で、プログラミングの知識は必須ではありません。
業務を一番よく知っているのは現場の担当者のため、IT人材の有無よりも「業務を説明できる人がいるか」の方が重要です。
当社の研修では、貴社の実際の業務を題材に、設定の仕方から失敗時の対処までを手を動かしながら習得していただきます。まずは議事録作成のような、失敗しても影響の小さい業務から着手すると社内の理解も得やすく、成功例が1つできれば他部署への展開は一気に進めやすくなります。
質問②費用が不安です。補助金や助成金は使えますか？
使える場合があります。代表的な制度は次の2つです。
- 人材開発支援助成金：厚生労働省の制度で、社員向け研修の経費の一部が助成されます。当社のAIエージェント構築研修は、申請手続きの支援込みで提供しています
- 中小企業デジタル化・AI導入支援事業費補助金：当社はこの補助金のIT導入支援事業者に採択されています（2026年4月）
研修費用の一部に助成を受けられる可能性があるため、実質負担を抑えながら、人材育成と属人化の解消を同時に進められます。
制度には申請時期や要件の変更があるため、「導入を決めてから調べる」のではなく、検討段階で貴社が対象になるかをご確認ください。申請書類の準備も含めてご相談いただけます。
質問③現場が忙しくてもマニュアル作成なしで進められますか？
進められます。マニュアル作成の挫折は担当者の努力不足ではなく、「現場の時間を使う方法」を選んだために起きる構造的な問題です。本記事の5つのステップは、まさにその状態を前提に組み立てています。
AIエージェント方式で現場の担当者にお願いするのは「普段の判断基準を口頭で教える」聞き取りへの協力だけで、文書を書く時間は求めません。聞き取りは1業務あたり数時間で済み、まとまった時間を確保する必要もありません。
実際に当社の自動化16本も、専任者を置かず通常業務と並行して1本ずつ積み上げてきました。小さく始めて成功例を1つ作るのが、忙しい職場での最短ルートです。
まとめ：属人化の解消は「書かせる」から「仕組みで回す」へ
属人化の解消は、マニュアルを人に書かせる方法から、業務そのものを仕組みに載せる方法へ切り替えると、現場の負担を増やさずに前へ進みます。マニュアル作成で何度も挫折してきたのは、進め方が悪かったのではなく、多忙な現場の努力に頼るやり方そのものに無理があったからです。
本文でご紹介した、現場の負担を増やさず属人化を解消する5つのステップをあらためて整理します。
- ステップ①業務の棚卸しで「その人しかできない業務」を洗い出す
- ステップ②止まったときの影響が大きい業務から優先順位を付ける
- ステップ③手順の文書化ではなく、AIに任せる形へ置き換える
- ステップ④小さく試して「担当者が不在でも回るか」を検証する
- ステップ⑤決まった時刻に自動で動く定期実行の仕組みにして定着させる
補足として、着手に最も適した時期は「ベテラン社員が在籍している今」だとお伝えします。退職や休職が現実になってからでは、手順や判断基準を聞き出せる相手がいなくなり、仕組みづくりの難易度が一気に上がります。
最初の一歩は、どの業務が特定の担当者に依存しているかを書き出す業務の棚卸しです。筆者も最初は議事録の自動化1本から始めました。「何から手を付ければよいか分からない」という段階のご相談でも構いません。AIエージェント構築研修や補助金・助成金の活用も含めて、株式会社LAYUPへのお問い合わせからお気軽にご相談ください。
AIエージェントによる属人化解消のご相談は、株式会社LAYUPのお問い合わせフォームからどうぞ。