ChatGPTの事務活用｜請求書の転記を減らす5ステップ

ChatGPTの事務活用を調べて、請求書や納品書の転記をなくす方法を探していませんか。

筆者の結論は、ChatGPTだけでも請求書のPDFを読ませて表にするところまではできるものの、転記作業そのものをなくすには、入力の形・指示書・人の検算を決めて毎月同じ手順で回す仕組みが要るという点です。根拠は、当社が経理の転記をAIに任せて運用している実測と、研修先が転記業務を自分たちで動かした実例にあります。

進め方は次の5つのステップです。

• 転記している帳票と項目を書き出す
• 受け取る形式とファイル名を1つに固定する
• 転記の指示書を日本語で書く
• 出力を人が検算してからExcelへ貼る
• 毎月の手順として固定し次の帳票へ広げる

この記事では、事務の転記を減らした実例3つ、5つのステップ、ChatGPTでできる作業とできない作業を含む5つのポイント、よくある3つの質問を解説します。

ChatGPTの事務活用｜請求書の転記を減らした実例3つ

ChatGPTのような生成AIの事務活用は、請求書・レシート・記録の転記から始めると成果が見えやすくなります。筆者がそう言い切れる根拠は、当社の経理の転記2つと、研修先の福祉事業所の記録の転記という3つの実例です。

筆者（株式会社LAYUP代表・光田直史）は、岡山で中小企業向けにAIエージェント構築研修を提供しながら、自社の経理の転記もAIで自動化して運用しています。当社が使っているのはChatGPTではなくClaudeですが、転記の仕組みの作り方はChatGPTでも変わりません。

ChatGPTの事務活用とは、請求書・納品書・レシートのような決まった形の書類をChatGPTに読ませ、Excelや会計ソフトに入れる表の形で書き出させて、人の転記作業を確認作業に置き換えることです。文章の下書きや要約だけでなく、こうした転記にも使えます。

ChatGPTに毎回貼り付けて頼むだけでは、転記の作業は「貼る・頼む・写す」に形を変えて残ります。 3つの実例はどれも、入力の形と指示書と人の確認を先に決め、毎月同じ手順で回る形にしてから任せました。

◆事務の転記を減らした実例3つの一覧表

実例	対象の書類	AIに任せた作業	人に残した作業
①当社の現金出納帳	レシートの画像	日付・金額・内容を読み取り、出納帳の表へ転記	レシートを撮る・転記結果の確認
②当社の請求書の取り込み	請求書のPDF	金額を検算し、登録済みかを照合して下書きで登録	下書きの確認と確定
③倉敷の福祉事業所	利用者の記録	記録の転記（次の対象に納品書の作成を選定）	入れる情報の線引き・出力の確認

ChatGPTのような生成AIを事務に使う会社はまだ少数派です。

中小企業基盤整備機構が2026年3月に公表した中小企業のAI等の利活用に係る実態調査（1,647社が回答）では、AIの導入率は20.4%で、導入済みの企業では生成AIの利用が82.6%と最も多くなっていました。

出典：中小企業のAI等の利活用に係る実態調査（2026年3月・独立行政法人中小企業基盤整備機構）（スクリーンショットは筆者取得）

導入している2割の会社でも、使い道の中心は文章の作成と要約です。以下では、転記まで任せた3つの実例を、何を入れ、何をAIに任せ、何を人に残したかの順で説明します。

筆者が作成

実例①当社の現金出納帳｜レシートの画像から転記

1つ目の実例は、当社が2026年9月時点で運用している現金出納帳の転記です。紙のレシートを撮影した画像をAIに読ませ、日付・金額・内容を読み取って、スプレッドシートの出納帳へ転記させています。

それまでは、レシートの束を見ながら1枚ずつ手で打ち込んでいました。AIに任せた後に人に残ったのは、レシートを撮る作業と、転記された行が正しいかを確認する作業の2つです。

読み取りを任せる前に、出納帳の列の並び、日付の書き方、内容欄に書く言葉の粒度を指示書に書きました。この決まりが無いと、同じ店のレシートでも月ごとに表記が揺れ、後から集計できなくなります。

実例②当社の請求書の取り込み｜PDFを検算して下書き登録

2つ目の実例は、同じく2026年9月時点で当社が運用している、発行済みの請求書のPDFの取り込みです。PDFから金額と明細を読み取り、合計が合っているかを検算し、すでに登録済みの請求書と重複していないかを照合してから、社内の管理表へ下書きとして登録させています。

ここで効いているのは、AIに「読み取る」だけでなく「検算する」「二重登録を防ぐ」まで指示書に書いた点です。 読み取りだけを任せると、桁の読み違いや同じ請求書の二重計上が人の確認をすり抜けます。

登録は確定ではなく下書きで止め、確定のボタンは人が押す形にしました。金額に関わる操作は人が最終確認するという当社の決まりを、そのまま手順に組み込んでいます。

実例③倉敷の福祉事業所｜記録の転記から納品書へ

3つ目の実例は、倉敷の福祉事業所（就労支援）です。当社が2026年8月19日に行った研修の第1回で、ITが専門ではない代表と職員が、利用者記録の転記を自分たちの手で動かしました。

利用者の記録には個人情報が含まれます。研修では処理を作る前に、AIに入れる情報と入れない情報を決める時間を先に取りました。1回目が終わった時点で、代表と職員は次に任せる業務として納品書の作成を自分たちで選びました。

総務の転記業務を抱える会社でも、最初は1つの帳票に絞る点は同じです。記録の転記で動くものを見た人は、納品書や請求書のような次の転記を自分で探し始めます。研修の進め方は岡山の生成AI研修の記事にまとめました。

ChatGPTで請求書の転記を減らす5つのステップ

ChatGPTで請求書や納品書の転記を減らす順番は、帳票と項目を書き出す、受け取る形式を固定する、指示書を書く、人が検算してから貼る、毎月の手順として固定する、の5つです。筆者が研修で受講者に案内している進め方を、総務の転記向けに並べ直しました。

この順番で進める理由は、項目と形式を決める前にChatGPTへ頼むと、毎回違う形の表が返ってきて、写し直しの手間が残るためです。 1つの帳票で毎月同じ形の表が出る状態を作ってから広げてください。

• ステップ①転記している帳票と項目を書き出します。
• ステップ②受け取る形式とファイル名を1つに固定しましょう。
• ステップ③転記の指示書を日本語で書いてください。
• ステップ④出力を人が検算してからExcelへ貼ります。
• ステップ⑤毎月の手順として固定し、次の帳票へ広げましょう。

筆者が作成

ステップ①転記している帳票と項目を書き出す

最初のステップは、毎月転記している帳票と、そこから写している項目を紙に書き出す作業です。請求書なら取引先名・請求日・金額・税率ごとの金額・登録番号、納品書なら品名・数量・単価といった具合に、Excelの列になる項目を並べます。

ChatGPTに任せられるかどうかは、写す項目と写す先の列を人が説明できるかで決まります。 説明できない項目は、まだ人が判断しながら写している項目です。

書き出すと、帳票ごとの月の枚数と、1枚にかかる時間も見えてきます。枚数が多く、項目の形が毎月同じ帳票から選ぶと、効果を社長に説明しやすくなります。

ステップ②受け取る形式とファイル名を1つに固定する

2つ目のステップは、ChatGPTに読ませる書類の形をそろえる作業です。PDFで届く請求書はPDFのまま、紙で届くものはスキャンしてPDFにする、と受け取り方を1つに決めてください。

ファイル名も「日付_取引先_金額」のように規則を決めておくと、転記の確認と保存の両方が楽になるはずです。 規則性のあるファイル名で電子データを1つのフォルダに集める方法は、国税庁も検索の要件を満たす方法の例として示しているものです。

紙・PDF・写真が混ざったままChatGPTに渡すと、読み取りの精度が書類ごとにばらつき、確認の手間が増えてしまいます。形をそろえる作業は地味でも、後の工程の手戻りを減らすための下準備になります。

ステップ③転記の指示書を日本語で書く

3つ目のステップは、ChatGPTに渡す転記の指示書を日本語で書く作業です。読み取る項目、Excelの列の並び、日付と金額の書き方、読み取れなかったときの扱いを、新人に業務を教えるつもりで書きます。

指示書に必ず入れたいのは「読み取れない項目は推測せず空欄にして知らせる」という一文です。 これが無いと、ChatGPTはかすれた数字をそれらしい値で埋めることがあり、人が気づきにくい誤りになります。

出力はExcelにそのまま貼れるよう、表の形かCSV（カンマで区切った文字の形式）で返すよう指示してください。当社の現金出納帳と請求書の取り込みも、この指示書を先に書いてから動かしました。

ステップ④出力を人が検算してからExcelへ貼る

4つ目のステップは、ChatGPTの出力を人が確認してからExcelへ貼る作業です。合計金額が明細の合計と一致するか、税率ごとの金額が合っているか、同じ請求書を二重に入れていないかを見ます。

検算はChatGPTにも頼めますが、最後に数字を確定させるのは人です。 当社の請求書の取り込みでも、AIが検算と重複の照合をした上で下書きに止め、確定は人が押す形にしています。

確認する人と、誤りを見つけたときに戻す先も決めておきましょう。転記していた人が確認役に回れば、どの項目を間違えやすいかを知っているため、確認の精度が上がります。

ステップ⑤毎月の手順として固定し次の帳票へ広げる

最後のステップは、ここまでの手順を毎月の決まった業務として固定する作業です。指示書・ファイル名の規則・確認の手順を1枚の文書にまとめ、担当が休んだ日でも別の人が同じ手順で回せる状態にします。

1つの帳票で毎月回るようになってから、納品書や顧客リストのような次の転記へ広げるのが近道です。 倉敷の福祉事業所も、記録の転記で動くものを見た直後に、次の対象として納品書の作成を選びました。

チャット画面に毎回貼る形から、ファイルを置けば自動で転記まで進む形へ移したい場合は、AIエージェントの領域になります。当社が議事録の作成や記事の執筆を無人の定期実行で回しているのは、この段階の形です。

ChatGPTの事務活用で押さえたい5つのポイント

ChatGPTの事務活用で判断に迷いやすいのは、できる作業とできない作業、Excelとの連携、ミスの減り方、メリットとデメリット、入れてよい情報と保存のルールの5つです。総務の担当者から筆者が特に多く相談を受ける順に並べました。

5つのポイントに共通する結論は、ChatGPTは転記の「読み取り」を速くする道具であり、確認と保存の責任は会社に残るという点です。 この前提で社内の手順を決めれば、稟議でも説明しやすくなります。

会社として決めないまま個人任せになっている現状も、公的な調査に表れています。商工組合中央金庫が2026年3月31日に公表した中小企業の生成AIの利用にかかる調査（2026年1月調査）では、「会社導入なし、使用も個人の判断に任せる」が64.9%と最多でした。

会社主導で導入している企業は16.3%で、活用事例では「メール・報告書・議事録の作成・要約」が74.0%と最も多くなっています。転記のような定型の事務は、まだ多くの会社で手つかずの領域です。

出典：中小企業の生成AIの利用にかかる調査（2026年1月調査・株式会社商工組合中央金庫）（スクリーンショットは筆者取得）

ポイント①ChatGPTでできる事務作業とできない作業

ChatGPTでできる事務作業は、決まった形の書類を読み取って表にする作業、文章の下書きと要約、Excelの関数やマクロの作り方の相談です。できないのは、会計ソフトや販売管理の仕組みへ自動で書き込む作業と、取引の中身を判断する作業です。

◆ChatGPTでできる事務作業とできない作業の比較表

区分	作業の例	ChatGPTだけでの扱い
できる	請求書・納品書・レシートの読み取りと表への整理	書類を渡せば表やCSVの形で返せる
できる	メール・報告書・議事録の下書きと要約	下書きを作り、人が直して使う
できる	Excelの関数・マクロの作り方の相談	作り方の案を出し、人が試して使う
仕組みが要る	ファイルを置けば毎月自動で転記まで進む形	AIエージェントや連携の仕組みが要る
できない	取引の中身の判断、支払いや送信の確定	人が判断し、最終確認する

転記の作業をなくすうえで境目になるのは、ChatGPTが表を作れるかどうかではなく、その表を誰が毎月どこへ入れるかです。 チャット画面で使う限り、貼る作業と写す作業は人に残ります。

筆者が作成

ポイント②Excelとの連携は表かCSVで受け取る

ChatGPTとExcelの連携は、ChatGPTに表かCSVの形で出力させ、Excelに貼り付ける方法から始めるのが確実です。列の並びを指示書で固定しておけば、毎月同じ位置に貼るだけで済みます。

Excelのマクロを組める担当者なら、ChatGPTにマクロの下書きを相談し、貼り付けた後の集計や書式の整形を自動化する使い方も有効です。 読み取りはChatGPT、集計はExcelと役割を分けると、どちらかが変わっても直す箇所が限られます。

注意したいのは、ChatGPTが返した表の数字を、検算せずにそのまま集計へ流す使い方です。貼り付けた直後に合計の行で照合する仕掛けをExcel側に作っておくと、読み取りの誤りに早く気づけます。

ポイント③ミスは減るが確認の工程は残る

転記のミスは、人が1枚ずつ打ち込むより減らせますが、ゼロにはなりません。人の転記で起きやすい打ち間違いや行の飛ばしは減る一方で、かすれた文字の読み違いのような、AI特有の誤りが残るためです。

ミスを減らす鍵は、AIの精度に頼ることではなく、読み取れない項目を空欄で返させる指示と、合計の検算を手順に入れることです。 当社の請求書の取り込みでも、検算と重複の照合を指示書に書いてから任せています。

確認の工程が残ると、手間が減らないように見えるかもしれません。それでも、打ち込む作業が確認する作業に変わるだけで、1枚あたりの時間と集中力の負担は大きく変わります。

ポイント④メリットは時間と手順書、デメリットは確認と管理

メリットは、転記にかかっていた時間が確認の時間に置き換わる点と、AIに渡す指示書がそのまま業務の手順書になる点の2つです。担当者の頭の中にあった転記のルールが文書になるため、引き継ぎの資料としても使えます。

デメリットは、出力を人が確認する手間が残る点と、個人のアカウント任せにすると、誰がどの書類を入れたかを会社が把握できなくなる点です。 商工中金の調査で64.9%を占めた「個人の判断に任せる」状態は、取引先の情報を扱う転記では管理の穴になります。

当社の指示書（スキル）は2026年9月時点で34本あり、どれも業務の手順を日本語で書いたものです。動かなくなったときは指示書を読み直して直す前提で作っており、担当が代わっても止まりにくくなりました。指示書の積み重ねはAI業務効率化の事例の記事に詳しく書いています。

ポイント⑤入れてよい情報と請求書の保存ルール

請求書には取引先の名称・金額・登録番号が載っており、ChatGPTに入れる前に、会社として入れてよい情報の線引きを決める必要があります。当社では、入れてよい情報、条件付きで入れる情報、入れてはいけない情報の3区分の表で先に決めました。

条件付きで入れる情報には、入力が学習に使われない設定にする、必要最小限だけ入力する、出力を人が確認する、の3つの条件を付けています。ChatGPTでも個人向けと法人向けでデータの扱いが異なるため、OpenAIの公式ヘルプで学習への利用設定を確認してから使ってください。

もう1つ忘れやすいのは、ChatGPTで転記した後も、PDFやメールで受け取った請求書の電子データは消さずに保存する義務がある点です。 国税庁の案内では、電子取引データは「日付・金額・取引先」で検索できるよう保存するルールで、表計算ソフトで作った索引簿を使う方法も認められています。

出典：電子取引データを適切に保存できていますか？（令和6年11月・国税庁）（スクリーンショットは筆者取得）

ChatGPTで作った転記の一覧を、そのまま日付・金額・取引先の索引簿として使えば、転記と保存の手間を同時に減らせます。インボイスの登録番号が正しいかは、国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトで番号を入れて確かめられます。

転記に追われる総務担当の方には1帳票から始める研修がおすすめ

5つのポイントを踏まえ、納品書や請求書の転記に毎月まとまった日数を取られている総務の担当者には、筆者は1つの帳票から自分で仕組みを作る研修をおすすめします。ツールを買って終わりではなく、業務を知っている担当者が自分で作って直せる形が、転記の削減と引き継ぎの両方に効くためです。

判断の基準は、毎月必ず発生する転記の帳票を1つ挙げられるか、転記の手順を言葉で説明できるか、確認役をもう1人置けるか、の3点です。 この3点が揃うなら、ITの専門部署がなくても始められます。

まだ帳票を決めかねている場合は、無料の業務自動化診断で、どの転記をAIに任せられるかをその場で仕分けしてから決めても遅くありません。社長に出す効率化案の材料としても使えます。

請求書の転記の自動化なら、株式会社LAYUP

株式会社LAYUPは、岡山市北区に本社を置き、広島にもオフィスを持つBtoBデジタルマーケティング・AI活用支援会社です。中小企業向けのAIエージェント構築研修を主軸に、SEO・LLMO内製化支援も提供しています。この記事の筆者は代表取締役の光田直史で、研修の講師も自ら担当しています。

研修の特徴は、受講する会社の実業務1つを教材にし、1回目から受講者が自分の手で動くものを作り、第6回で直す担当と運用ルールまで設計する点です。 全6回×各2時間、2名まで、対面・オンライン両対応で、料金は2か月プラン月30万円／3か月プラン月20万円／6か月プラン月10万円（いずれも総額60万円・税別）、大人数プランは別途見積です。

出典：AIエージェント構築研修（株式会社LAYUP）（スクリーンショットは筆者取得）

自社でも2026年11月時点で、無人の定期実行14本を月額約3万円のAI費用（Claude Max 20×プラン）で運用し、現金出納帳の転記と請求書の取り込みもAIに任せています。研修ではこの実物を画面で見せ、転記の指示書がどう書かれているかまで開示します。

請求書や納品書の転記を自分たちの手で減らしたい方は、まず無料の業務自動化診断で、転記している帳票を1つ見せてください。株式会社LAYUPのサイトのお問い合わせフォーム、または電話086-289-8381で受け付けています。

ChatGPTの事務活用でよくある3つの質問

総務の担当者から筆者が特に多く受ける質問は、ChatGPTだけで転記をなくせるか、無料版に取引先の書類を入れてよいか、Excelのマクロとどちらがよいか、の3つです。

3つの質問に共通するのは「失敗したときに説明できるか」という不安であり、当社は手順と確認の役割を文書にしてから始める形を勧めています。 断定できない部分は、そのまま断定しない形で書きました。

質問①ChatGPTだけで請求書の転記をなくせますか？

読み取りと表への整理まではChatGPTだけでできますが、転記の作業を丸ごとなくすことはできません。チャット画面で使う限り、書類を渡す作業、表をExcelへ貼る作業、数字を確認する作業が人に残ります。

ChatGPTだけで目指せるのは、打ち込む作業を確認する作業に置き換えるところまでです。 それでも、指示書と検算の手順を決めておけば、1枚あたりの時間と打ち間違いは減らせます。

ファイルを置けば毎月自動で転記まで進む形にしたい場合は、AIエージェントや連携の仕組みが必要です。その段階は、1つの帳票で手順が固まってから検討してください。

質問②無料版ChatGPTに請求書を入れてよいですか？

会社として入れてよい情報の線引きと、学習への利用設定を確認するまでは、取引先の請求書をそのまま入れないでください。個人向けのプランと法人向けのプランではデータの扱いが異なり、設定はOpenAIの公式ヘルプで確認できます。

当社では、取引先から預かった情報は、秘密保持契約にクラウド利用の制限が無いことを確認したうえで「条件付きで入れる情報」に置いています。 個人のアカウント任せにせず、会社として契約と線引きを決めてから使うのが安全です。

線引きの表の作り方は、AIに個人情報はどこまで入れられるかの記事に、当社の3区分の表とあわせて詳しく書きました。

質問③Excelのマクロとどちらで自動化すべきですか？

紙やPDFの書類を読み取る部分はChatGPT、読み取った表の集計や整形はExcelのマクロ、と役割を分けるのが現実的です。マクロは決まった形のデータの処理が得意で、書類の文字を読み取る作業はChatGPTのような生成AIが得意です。

どちらか一方を選ぶのではなく、読み取りと集計の境目をCSVの形で決めておくと、どちらかを直しても全体が止まりません。 マクロを組める担当者なら、マクロの下書きもChatGPTに相談できます。

ただし、取引先ごとに書類の形がばらばらな場合、マクロだけで読み取りまで組むと、取引先が増えるたびに直す手間がかかります。読み取りをChatGPTに任せる価値が大きいのは、この部分です。

まとめ｜ChatGPTの事務活用は請求書1枚から始めよう

ChatGPTの事務活用で筆者が伝えたい結論は、ChatGPTだけでも請求書を読ませて表にするところまではでき、転記をなくすには、入力の形・指示書・人の検算を決めて毎月同じ手順で回す仕組みが要るという点です。

転記を減らす5つのステップは次のとおりです。

• 転記している帳票と項目を書き出します。
• 受け取る形式とファイル名を1つに固定しましょう。
• 転記の指示書を日本語で書いてください。
• 出力を人が検算してからExcelへ貼ります。
• 毎月の手順として固定し、次の帳票へ広げましょう。

この記事の要点は次の3つです。

• ChatGPTだけでできるのは読み取りと表への整理までで、貼る・確認する作業は人に残ります。
• ミスを減らす鍵は、読み取れない項目を空欄で返させる指示と、合計の検算を手順に入れることです。
• 転記した後も、電子で受け取った請求書は日付・金額・取引先で検索できる形で保存してください。

補足を1点だけ添えておきましょう。転記の指示書は、担当者の頭の中にあった転記のルールを文書にしたものでもあるため、社長への効率化案に添える業務手順書としてもそのまま使えます。

毎月の転記を確認の作業に置き換えれば、総務の担当者は空いた時間を次の業務改善に回せます。 まず無料の業務自動化診断から始めたい方は、AIエージェント構築研修のページからご相談ください。