福祉の記録業務の効率化を調べて、利用者記録や日報を毎晩手で入力する時間を減らす方法を探していませんか。
筆者の結論は、記録を書く判断は職員に残し、記録から日報や実績の表へ写す転記と下書きをAIに任せれば、少人数の事業所でも入力の時間は減らせるという点です。根拠は、倉敷の就労継続支援B型事業所が研修の1回目で記録の転記を動かした実例と、当社が議事録と経理の転記をAIで回している運用にあります。
進め方は次の5つのステップです。
- 記録と日報の転記先を書き出す
- AIに入れる情報と入れない情報を決める
- 記録の指示書を日本語で書く
- 下書きを職員が確認して確定する
- 1つの記録で回してから次へ広げる
この記事では、記録の転記を減らした実例3つ、5つのステップ、国保連請求との分担を含む5つのポイント、よくある3つの質問を解説します。
目次
福祉の記録業務を効率化した実例3つ｜AIで転記を減らす
福祉の記録業務は、同じ内容を別の様式へ写す転記と、文章の下書きから効率化すると、少人数の事業所でも成果が見えやすくなります。筆者がそう言い切れる根拠は、研修先の就労継続支援B型事業所と、当社の議事録・現金出納帳という3つの実例です。
筆者（株式会社LAYUP代表・光田直史）は、岡山で中小企業や福祉事業所向けにAIエージェント構築研修を提供しながら、自社の記録と転記の業務もAIで動かしています。福祉の専門職ではないため、支援の中身ではなく、記録を写す作業の減らし方に絞って書きました。
福祉の記録業務の効率化とは、利用者記録・日報・業務日誌・請求の実績のように同じ事実を何度も書き写している作業を見つけ、写す作業と下書きを仕組みに任せて、職員の時間を確認と支援に戻すことです。記録ソフトの導入も、AIの活用も、この考え方の中に入ります。
AIに任せるのは「写す」と「下書き」までで、何を記録するかの判断と、記録を確定する責任は職員に残ります。 3つの実例はどれも、入れる情報の線引きと人の確認を先に決めてから動かしました。
◆記録と転記をAIで減らした実例3つの一覧表
| 実例 | 対象の記録 | AIに任せた作業 | 人に残した作業 |
|---|---|---|---|
| ①倉敷の就労継続支援B型事業所 | 利用者の記録 | 記録の転記（次の対象に納品書の作成を選定） | 入れる情報の線引き・出力の確認 |
| ②当社の議事録 | 打ち合わせの録音 | 文字起こしと議事録の下書き、共有フォルダへの格納 | 録音を入れる・内容の確認 |
| ③当社の現金出納帳 | レシートの画像 | 日付・金額・内容を読み取り、出納帳の表へ転記 | レシートを撮る・転記結果の確認 |
記録や請求にICT（パソコンやタブレット、業務ソフトなどの情報通信の道具）を使う事業所は、すでに多数派です。
独立行政法人福祉医療機構が2026年9月30日に公表した2026年度 障害福祉サービス等事業所の人材確保に関する調査（1,618事業所が回答・2026年4月1日時点）では、ICT機器の導入率は全体で76.9%、就労系で76.4%でした。
同じ調査で、導入した事業所が挙げた効果は「職員の負担が減った」が64.7%で最多です。道具はすでに入っているのに夜の入力が残っている事業所では、道具と道具の間を人が写している部分が残っています。
筆者が作成
実例①倉敷の就労継続支援B型｜利用者記録の転記
1つ目の実例は、倉敷の就労継続支援B型事業所です。当社が2026年8月19日に行った研修の第1回で、ITが専門ではない代表と職員が、利用者記録の転記を自分たちの手で動かしました。
利用者の記録には、障害や体調に関わる情報が含まれます。研修では処理を作る前に、AIに入れる情報と入れない情報を決める時間を先に取りました。この事業所が最初に選んだのは新しい取り組みではなく、毎日発生していて手順が決まっている記録の転記です。
同じ回では、利用者が一般就労に進んだ事例を、事業所の活動を伝える記事の下書きにする作業も動かしています。1回目が終わった時点で、代表と職員は次に任せる業務として納品書の作成を自分たちで選びました。
実例②当社の議事録｜録音から記録の下書きまで
2つ目の実例は、当社の議事録です。打ち合わせの録音をチャットに入れると、AIが文字起こしと議事録のWordを作り、共有フォルダへ格納するところまでを、2026年9月時点で毎日3回、無人で動かしています。
議事録は、話した内容を決まった様式の文章に直す記録の業務です。福祉の現場に置き換えると、職員会議や支援の打ち合わせの記録を、録音から下書きまで自動で作り、職員は読んで直すだけにする形にあたります。
人に残したのは、録音を入れる作業と、できあがった議事録の内容を確認する作業の2つです。外に出す前に人が読むという決まりは、記録の種類が変わっても同じように守ってください。
実例③当社の現金出納帳｜レシートから帳簿へ転記
3つ目の実例は、当社が2026年9月時点で運用している現金出納帳の転記です。紙のレシートを撮影した画像をAIに読ませ、日付・金額・内容を読み取って、表計算の出納帳へ転記させています。
小口現金の出納帳は、福祉事業所でも必ず付けている帳簿です。利用者の情報を含まない帳簿は、AIに任せる最初の練習台として選びやすい業務になります。 利用者記録にいきなり手を付けるのが不安な場合は、こうした帳簿から試してください。
転記を任せる前に、出納帳の列の並び、日付の書き方、内容欄に書く言葉の粒度を指示書に書きました。写し方の決まりを先に文章にする点は、利用者記録の転記でも変わりません。事務の転記の詳しい進め方はChatGPTの事務活用の記事にまとめました。
福祉の記録業務をAIで効率化する5つのステップ
福祉の記録業務をAIで効率化する順番は、転記先を書き出す、入れる情報を決める、指示書を書く、職員が確認して確定する、1つの記録で回してから広げる、の5つです。筆者が研修で受講者に案内している進め方を、就労支援事業所の記録向けに並べ直しました。
この順番で進める理由は、入れてよい情報を決める前に利用者記録をAIに貼ると、後から止めにくくなるためです。 線引きと確認役を決めてから、1つの記録だけで試してください。
- ステップ①記録と日報の転記先を書き出します。
- ステップ②AIに入れる情報と入れない情報を決めましょう。
- ステップ③記録の指示書を日本語で書いてください。
- ステップ④下書きを職員が確認して確定します。
- ステップ⑤1つの記録で回してから次へ広げましょう。
筆者が作成
ステップ①記録と日報の転記先を書き出す
最初のステップは、1日の終わりに書いている記録と、その内容を写している先を紙に書き出す作業です。利用者ごとの支援記録、作業日報、業務日誌、出席や利用の実績、工賃の計算表のように、様式の名前を並べます。
書き出すと、同じ出席や作業の内容を、2か所か3か所に書いている箇所が見つかります。 AIに任せやすいのは、この「同じ事実を別の様式に写している部分」です。
様式ごとに、誰が、いつ、何分かけて書いているかも横に書いてください。代表が夜に1人で抱えている転記が見えると、どの記録から始めるかを職員と話しやすくなります。
ステップ②AIに入れる情報と入れない情報を決める
2つ目のステップは、AIに入れる情報と入れない情報を、処理を作る前に決める作業です。当社では、入れてよい情報、条件付きで入れる情報、入れてはいけない情報の3区分の表で先に決めています。
条件付きで入れる情報には、入力が学習に使われない設定にする、必要最小限だけ入力する、出力を人が確認する、の3つの条件を付けました。利用者記録では、氏名を記号に置き換えてから入れる手順を、処理を作る前に決めるのが当社の進め方です。
当社の研修でも、初回に受講者全員で学習に使われない設定を確認してから作業に入ります。線引きの表の作り方はAIに個人情報はどこまで入れられるかの記事に詳しく書きました。
ステップ③記録の指示書を日本語で書く
3つ目のステップは、AIに渡す指示書を日本語で書く作業です。元になる記録のどの項目を、どの様式のどの欄へ、どんな書き方で写すかを、新しく入った職員に教えるつもりで書きます。
指示書に必ず入れたいのは「元の記録に書かれていない内容は足さず、分からない項目は空欄にして知らせる」という一文です。 これが無いと、AIは空いた欄をそれらしい文章で埋める場合があり、事実と違う記録の原因になります。
事業所で使っている言い回しや、書いてはいけない表現も指示書に入れましょう。指示書は、そのまま記録の書き方の手順書として新人の教育にも使えます。
ステップ④下書きを職員が確認して確定する
4つ目のステップは、AIが作った下書きを、その日の支援に関わった職員が読んで確定する作業です。実際に行った支援と合っているか、利用者の取り違えが無いか、数字や時刻が元の記録と一致するかを見ます。
AIの出力は下書きであり、記録として確定させるのは職員です。 当社の議事録や経理の転記でも、送信や確定のような操作は人が最終確認する決まりにしています。
確認する人と、誤りを見つけたときに直す人も決めておいてください。書く作業が読む作業に変わるだけでも、夜に机に向かう時間と集中力の負担は軽くなります。
ステップ⑤1つの記録で回してから次へ広げる
最後のステップは、1つの記録で毎日同じ手順が回る状態を作ってから、次の様式へ広げる作業です。指示書、入れる情報の表、確認の手順を1枚にまとめ、代表が休んだ日でも別の職員が回せるようにします。
次に任せる業務は、最初の1つが動いた直後に決めると進みが速くなります。 倉敷の就労継続支援B型事業所も、記録の転記が動いたその日に、次の対象として納品書の作成を選びました。
広げる順番は、利用者の情報を含まない帳簿、次に転記、最後に文章の下書き、と負担の小さいものからにしましょう。IT担当がいない事業所での始め方は小規模事業者のAI活用の記事でも解説しています。
福祉の記録業務の効率化で押さえたい5つのポイント
福祉の記録業務の効率化で判断に迷いやすいのは、記録の義務、AIの下書きの扱い、国保連請求との分担、メリットとデメリット、記録ソフトとの使い分けと費用の5つです。就労支援事業所の代表が不安に感じやすい順に並べました。
5つのポイントに共通する結論は、AIは記録を写す時間を減らす道具であり、記録の内容と保存の責任は事業所に残るという点です。 この前提で手順を決めれば、職員や家族にも説明しやすくなります。
制度や義務に関わる部分は、省令や公的機関の資料を出典として示しました。運用の細かな扱いは自治体によって異なる場合があるため、指定を受けた自治体の案内もあわせて確認してください。
ポイント①記録の作成と5年間の保存は事業所の義務
サービスの提供の記録を作り、保存する義務は、AIを使っても変わらず事業所にあります。障害福祉サービスの指定基準（平成18年厚生労働省令第171号）は、サービスを提供した際に、提供日や内容などをその都度記録するよう定めています（第19条）。
同じ省令は、支援計画やサービスの提供の記録などを整備し、提供した日から5年間保存するよう求めています（第75条第2項）。どちらの規定も、就労継続支援B型に準用されています（第202条）。
第19条は、記録にあたって利用者からサービスを提供した確認を受ける点も定めています。AIが下書きを作る場合でも、提供の都度の記録、利用者の確認、5年間の保存という3つの手順は省けません。
ポイント②記録の下書きはAIに任せ、確定は職員が行う
記録の下書きをAIに作らせるのは、入力の条件を守り、職員が事実と照らして確定する手順があれば選択肢になります。逆に、条件を決めないまま利用者記録を貼り付ける使い方は避けてください。
個人情報保護委員会は2023年6月2日の生成AIサービスの利用に関する注意喚起で、個人情報を含む内容を入力する場合は利用目的の達成に必要な範囲内かを確認するよう求めました。
同じ注意喚起は、本人の同意なく個人データを入力し、それが応答の出力以外の目的で扱われると法令違反になる可能性があるとして、入力した内容が機械学習に利用されないかを十分に確認するよう求めています。
障害があるという情報は、個人情報保護法の施行令第2条で「要配慮個人情報」に含まれ、特に慎重な扱いが必要です。 氏名を記号に置き換える、必要な項目だけ入れる、という手順はこのために決めます。
もう1つの理由は記録の正確さです。AIは、実際には行っていない支援をそれらしく書く場合があります。下書きを読んで確定する職員を決め、元の記録と照らす工程を必ず残しましょう。
ポイント③国保連請求は請求ソフト、AIは前段の転記
国保連への請求そのものは、請求ソフトと電子請求受付システムが担う領域で、AIが代わりに行うものではありません。AIで減らせるのは、日々の記録から請求のもとになる実績の表へ写す、前段の転記です。
国民健康保険中央会の電子請求受付システム 導入マニュアル（事業所編）（第2.34版・2024年4月現在）によると、請求情報は簡易入力システムで作るか、他のシステムで作って取込送信システムで送信します。
送信には、電子請求受付システムから発行を申請する有償の電子証明書も必要です。請求情報の作成・電子署名・送信は決まった仕組みの中で行うため、ここは請求ソフトに任せ、AIは手前の整理に使うと分担がはっきりします。
◆国保連請求までの工程とAIの関わり方の比較表
| 工程 | 主に担うもの | AIの関わり方 |
|---|---|---|
| 日々の利用者記録・日報を書く | 職員 | 下書きを作り、職員が確認して確定する |
| 記録から利用日や提供の実績を表に写す | 職員（手入力） | 転記の下書きを作り、職員が照合する |
| 請求情報を作る | 請求ソフトまたは簡易入力システム | 関わらない（ソフトの機能を使う） |
| 国保連へ送信する | 取込送信システム・電子請求受付システム | 関わらない |
| 送信前に内容を確かめる | 職員 | 記録と実績の表の食い違いを探す補助 |
当社は、請求ソフトへの自動入力や国保連への送信をAIで行った実績を持っていません。請求ソフトが実績の取り込みに対応しているかは製品ごとに違うため、使っているソフトの提供元に確認してください。
筆者が作成
ポイント④メリットは負担の軽減、デメリットは確認の手間
メリットは、夜に抱えている入力の時間が確認の時間に置き換わる点と、AIに渡す指示書がそのまま記録の手順書になる点の2つです。代表の頭の中にあった書き方の決まりが文章になり、引き継ぎにも使えます。
福祉医療機構の同じ調査では、ICT機器を導入した事業所の64.7%が「職員の負担が減った」、32.1%が「業務上のミスが減った」と答えました。この数字はICT機器全体の効果で、AIに限った結果ではない点に注意してください。
デメリットは、下書きを職員が読んで確定する手間が残る点と、入れる情報の線引きを守り続ける管理が要る点です。 個人のアカウント任せにすると、誰がどの記録を入れたかを事業所が把握できなくなります。
同じ調査で、ICT機器を導入していない事業所が挙げた理由は「導入費用が高い」が59.4%、「職員が使いこなせない可能性」が50.6%でした。費用と使いこなしの不安は、1つの記録に絞って小さく試すと確かめやすくなります。
ポイント⑤記録ソフトとAIの使い分けと費用の目安
記録ソフトとAIは、どちらかを選ぶものではなく、役割を分けて併用するものです。記録を様式どおりに残して保存する土台は記録ソフト、ソフトとソフトの間に残った転記や文章の下書きはAI、と分けて考えてください。
すでに記録ソフトや請求ソフトを使っている事業所は、買い替える前に、ソフトの外で手で写している作業が何かを書き出すのが先です。 その作業が1つか2つなら、AIで足りる場合があります。
費用の目安として、当社はAIの利用料として月額約3万円のプラン（Claude Max 20×）を使っています。始める段階では月額20ドルの入口のプラン（Pro）で足り、本格的に動かす段階で上位のプランへ移れば十分です。
福祉医療機構の調査は、国の導入支援策について、対象の機器や補助額に制約があり事業所の自己負担が生じると説明しています。募集の有無と時期は自治体ごとに違うため、県や市の障害福祉の担当課の案内で確認し、申請は事業所自身で行ってください。
業務改善の進め方は、厚生労働省のサイトで公開されている有識者会議の資料障害福祉現場における生産性向上の基本的な考え方も参考になります。
毎晩の記録入力に追われる方には1業務から始める研修がおすすめ
5つのポイントを踏まえ、利用者記録や日報の入力を代表が毎晩抱えている事業所には、筆者は1つの業務から自分たちで仕組みを作る研修をおすすめします。業務を知っている代表と職員が自分で作って直せる形が、入力の削減と引き継ぎの両方に効くためです。
判断の基準は、毎日必ず発生する記録を1つ挙げられるか、写し方を言葉で説明できるか、確認する職員をもう1人置けるか、の3点です。 この3点が揃うなら、IT担当がいなくても始められます。
どの記録から始めるかを決めかねている場合は、無料の業務自動化診断で、業務を1つ見せてください。AIに任せられる部分と、職員に残す部分をその場で仕分けします。
福祉の記録業務の効率化なら、株式会社LAYUP
株式会社LAYUPは、岡山市北区に本社を置き、広島にもオフィスを持つBtoBデジタルマーケティング・AI活用支援会社です。中小企業や福祉事業所向けのAIエージェント構築研修を主軸にしています。この記事の筆者は代表取締役の光田直史で、研修の講師も自ら担当しています。
研修の特徴は、受講する事業所の実業務1つを教材にし、1回目から受講者が自分の手で動くものを作る点です。 全6回×各2時間、2名まで、対面・オンライン両対応で、料金は2か月プラン月30万円／3か月プラン月20万円／6か月プラン月10万円（いずれも総額60万円・税別）、大人数プランは別途見積です。
自社でも、議事録の作成や返信案の作成など10本の業務を無人の定期実行で動かしています（2026年9月22日時点）。研修ではこの実物を画面で見せ、指示書がどう書かれているかまで開示します。
利用者記録や日報の入力を自分たちの手で減らしたい方は、まず無料の業務自動化診断で、毎晩書いている記録を1つ見せてください。株式会社LAYUPのサイトのお問い合わせフォーム、または電話086-289-8381で受け付けています。
福祉の記録業務の効率化でよくある3つの質問
就労支援事業所の代表が特に不安に感じやすい質問は、記録の下書きをAIに書かせてよいか、国保連請求はどこまで自動化できるか、職員が少なくてもできるか、の3つです。
3つの質問に共通する答えは、AIに任せる範囲を「写す」と「下書き」に絞り、確定は職員が行う形なら始められる、です。 断定できない部分は、そのまま断定しない形で書きました。
質問①記録の下書きはAIに書かせてよいですか？
入力の条件を決め、職員が事実と照らして確定する手順があれば、下書きをAIに作らせる使い方は選択肢になります。条件は、入力が学習に使われない設定にする、氏名を記号に置き換えて必要な項目だけ入れる、出力を職員が確認する、の3つです。
AIが書いた文章をそのまま記録として確定させる使い方は避けてください。 実際に行っていない支援が書かれていないかを、その日の支援に関わった職員が読んで確かめる工程が欠かせません。
利用者や家族への説明、同意の取り方、事業所の個人情報の規程との整合は、事業所ごとに事情が異なります。判断に迷う場合は、指定を受けた自治体の担当課や、個人情報保護委員会の相談窓口に確認しましょう。
質問②国保連請求はどこまで自動化できますか？
請求情報の作成と国保連への送信は、請求ソフトや簡易入力システム、取込送信システムが担う領域で、AIに置き換えるものではありません。AIで減らせるのは、日々の記録から利用日や提供の実績を表に写す、手前の転記です。
当社は、請求ソフトへの入力や送信をAIで自動化した実績を持っておらず、そこまでできるとは言い切れません。 言えるのは、請求の前に行っている記録と実績の突き合わせを、AIの下書きで軽くできるという範囲です。
請求ソフトが記録ソフトや表計算の実績を取り込めるかどうかは、製品によって違います。まず使っているソフトの提供元に、取り込みの機能があるかを問い合わせてください。
質問③職員が少ない事業所でもできますか？
はい、できます。倉敷の就労継続支援B型事業所では、ITが専門ではない代表と職員が、研修の1回目で利用者記録の転記を自分たちの手で動かしました。必要だったのは、記録の写し方を日本語で説明する作業です。
職員が少ない事業所ほど、最初の対象を1つの記録に絞り、作る人と確認する人の2人を決めるところから始めてください。 当社が研修を担当した中小企業10社超でも、1回目に動くものを作る進め方を取っています。
費用の面では、入口は月額20ドルのプランで足ります。固定費を増やす前に、1つの記録で入力の時間が実際に減るかを確かめてから、次の業務へ広げましょう。
まとめ｜福祉の記録業務の効率化は記録1つから始めよう
福祉の記録業務の効率化で筆者が伝えたい結論は、記録を書く判断と確定は職員に残し、記録から日報や実績の表へ写す転記と下書きをAIに任せれば、少人数の事業所でも入力の時間は減らせるという点です。
記録業務をAIで効率化する5つのステップは次のとおりです。
- 記録と日報の転記先を書き出します。
- AIに入れる情報と入れない情報を決めましょう。
- 記録の指示書を日本語で書いてください。
- 下書きを職員が確認して確定します。
- 1つの記録で回してから次へ広げましょう。
この記事の要点は次の3つです。
- 記録の作成と5年間の保存は事業所の義務で、AIの出力は下書きとして扱います。
- 障害に関する情報は要配慮個人情報にあたり、学習に使われない設定と記号への置き換えを先に決めてください。
- 国保連請求は請求ソフトと電子請求受付システムの領域で、AIは手前の転記に使いましょう。
補足を1点だけ添えておきましょう。指示書は記録の書き方を文章にしたものでもあり、新しく入った職員に記録の書き方を教える資料としてもそのまま使えます。
毎晩の入力を確認の作業に置き換えれば、代表と職員は空いた時間を利用者と向き合う時間に回せます。 まず無料の業務自動化診断から始めたい方は、AIエージェント構築研修のページからご相談ください。